Есть ещё такой вариант: заранее, за месяц например, кураторы получают список тем на месяц вперёд и в полтора-два раза больше нужного. Обсуждают и приходят к единому мнению.
То есть примерно так:
30 апреля мы получаем список тем на май, и кураторы в этот день получают список тем на июнь, в нём 10-14 тем. Какие-то из них кураторы могут "не принять" (например тему "Мой пупсик с котиком"), другие подробно обсуждают - что будем удалять, что не надо загружать в конкурс. Потом обдуманный список тем с описаниями Евгений вывешивает (29-30 мая) для всех.
как-то так.